Los Diez Mandamientos para la Creación de Informes en Power BI
A menudo me preguntan cuáles son las reglas básicas para crear tableros. Mi respuesta usualmente es: “Bueno, no es tan sencillo”. Pero aquí estoy, comenzando a escribirlas.
Introducción
Como apasionado de Power BI, baso estas reglas en mi experiencia con esta herramienta. Sin embargo, he intentado formularlas de la manera más genérica posible. Espero que sean útiles, incluso si no son completamente universales.
1. Pregunta al usuario qué preguntas desea responder
Cuando inicias un nuevo proyecto de BI, reportes o inteligencia artificial, la pregunta clave para hacer al cliente, los interesados o los usuarios es: ¿Qué preguntas deseas responder con esta nueva solución?
Si no conocemos las preguntas, no podemos juzgar si los datos disponibles pueden responderlas. Tampoco podemos evaluar qué datos necesitamos del sistema fuente.
Haz todas las preguntas necesarias desde el principio. Una sola pregunta adicional puede salvarte de un fracaso o de mucho trabajo adicional.
2. Conoce los datos
Antes de cargar los datos, debemos analizarlos para entender su estructura y patrones. Es esencial identificar jerarquías, columnas clave y, lo más importante, los posibles candidatos para columnas clave que se puedan usar en las relaciones.
Además, verifica si hay claves no coincidentes o faltantes en las relaciones entre tablas. Esto es más sencillo si los datos llegan como una sola tabla, ya que no habría relaciones en este caso. Pero esto nos lleva al cuarto mandamiento.
3. Manipula los datos lo antes posible
Es común que debamos manipular los datos al cargarlos en nuestra herramienta de reportes. Estas manipulaciones deben realizarse lo más temprano posible:
Idealmente, desde la fuente de datos.
Si no es posible, manipula los datos durante la carga, por ejemplo, con consultas SQL.
Si puedes, utiliza un almacén de datos intermedio para limpiar y almacenar la información en su forma más pura.
Si todo lo anterior falla, utiliza herramientas de transformación en el mismo Power BI, como Power Query.
Como último recurso, utiliza columnas calculadas o tablas en el modelo de datos.
A veces, manipular los datos antes de cargarlos es imposible o demasiado complejo. Por ejemplo, puede ser necesario realizar cálculos basados en agregaciones o en lógica de negocio compleja. Si este es el caso, planifica cuidadosamente cómo gestionar estas excepciones.
4. Usa un esquema en estrella simple
Un esquema en estrella es el enfoque recomendado para crear un modelo de datos amigable para el usuario en reportes. Este esquema incluye:
Una tabla de hechos que contiene los valores medibles (como montos o conteos) y claves foráneas hacia las tablas de dimensión.
Tablas de dimensión que contienen datos descriptivos, como información de clientes, productos o tiendas.
Una tabla de fechas, necesaria para asignar eventos a periodos específicos.
Figura 1: Esquema en estrella simple con una tabla de hechos, una tabla de fechas y cuatro tablas de dimensión.
Este modelo facilita el análisis y la colaboración entre equipos, ya que cada grupo puede enfocarse en su dimensión específica.
5. Prepara el modelo de datos para un uso fácil
El modelo de datos debe diseñarse pensando en cómo responderá a las preguntas de los usuarios. Además, considera la capacidad y conocimientos de los usuarios finales. Un modelo bien diseñado permite a los usuarios generar sus propios reportes y análisis con facilidad.
El uso del esquema en estrella contribuye a separar los datos descriptivos de los eventos transaccionales, lo que simplifica la búsqueda de atributos específicos.
6. Mantén tus cálculos lo más simples posible
Siempre que sea posible, traslada las operaciones complejas fuera del modelo de datos, como a la fuente o durante la carga. Esto mantiene el modelo más limpio y reduce la complejidad.
En Power BI, puedes añadir columnas o cálculos auxiliares para simplificar medidas más avanzadas. Sin embargo, evita crear expresiones innecesariamente complicadas. A menudo, una solución más sencilla es posible si tomas un momento para replantear tu enfoque.
7. Define una plantilla para tus páginas estándar
Cuando trabajas en equipo o desarrollas múltiples reportes, crea una plantilla que sirva como base. En Power BI, una plantilla puede incluir:
Fuentes y colores corporativos.
Logotipos o imágenes de fondo según la identidad de la empresa.
Tablas estándar, como una tabla de fechas común.
Un registro de cambios para documentar actualizaciones.
Asegúrate de que todos los desarrolladores tengan acceso a esta plantilla y la utilicen para mantener la consistencia.
8. No abuses de los colores en el reporte
Usa colores con moderación y considera a los usuarios con daltonismo. Evita colores muy brillantes o combinaciones confusas. Además, asigna colores con significados comunes (como rojo para negativo, amarillo para advertencias y verde para positivo) de manera coherente.
Crea versiones en escala de grises para verificar la claridad del diseño sin depender exclusivamente de los colores.
9. Concéntrate en responder las preguntas del usuario
El diseño del reporte debe girar en torno a las necesidades del usuario. Pregunta qué información necesitan, cómo la usarán y cuáles son sus procesos de trabajo. Mientras más entiendas sus requerimientos, más útil será tu solución.
No tiene sentido construir un reporte visualmente atractivo si no cumple con su propósito práctico.
10. No sigas estrictamente ninguna regla
Siempre habrá excepciones a estas reglas. Lo importante es saber cuándo y en qué medida desviarse de ellas. Usa tu conocimiento y experiencia para decidir cuál es el enfoque más adecuado para cada situación.
Conclusión
Estos diez mandamientos son una base sólida para diseñar soluciones de reportes efectivas. Sin embargo, no son dogmas. Con la práctica, desarrollarás la confianza para adaptar estas reglas a las necesidades específicas de cada proyecto.
Empieza con estas pautas y deja que tu experiencia te guíe hacia la excelencia en tus reportes.
